RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI KOORDINÁTOR
 
 
Beszerzési és rendezvényszervezési koordinátort keresek olyan szakember személyében, aki örömmel vesz részt hazai és nemzetközi konferenciák, szakmai események szervezésében és koordinálásában.
 
A pozíció ideális azok számára, akik szeretnek emberekkel dolgozni, jól érzik magukat a szervezési feladatok világában, ugyanakkor a háttérben zajló adminisztratív és koordinációs folyamatokban is precízen és megbízhatóan helytállnak.
 
A munkakör változatos feladatokat, napi szintű angol nyelvű kapcsolattartást, valamint nemzetközi szakmai szereplőkkel való együttműködést kínál egy dinamikus és magas szakmai színvonalat képviselő környezetben.
A leendő kolléga feladatai közé tartozik:
  • Nemzetközi konferenciák, workshopok és szakmai események szervezésének támogatása;
  • Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzési és adminisztratív folyamatok koordinálása;
  • Kapcsolattartás szállodákkal, rendezvényhelyszínekkel, utazási szolgáltatókkal és egyéb partnerekkel;
  • Külföldi vendégek, előadók és kutatók utazásának és szállásának szervezése;
  • Hivatalos meghívók, tájékoztatók és kapcsolódó dokumentumok elkészítése;
  • Belső egyeztetések koordinálása a különböző igazgatóságok és szervezeti egységek között;
  • A rendezvényekhez kapcsolódó dokumentációk, határidők és folyamatok nyomon követése.
 
Fontos tudni, hogy a rendezvényszervezésnek csak egy része maga az esemény. A munkakör jelentős része alapos előkészítő és utókövető feladatokból áll, így azok érzik magukat igazán jól ebben a szerepben, akik a precíz háttérmunkát is ugyanolyan fontosnak tartják, mint a rendezvények operatív lebonyolítását. 
 
 
Kit keresnek?
Olyan munkatársat keresnek, aki:
  • Legalább 1–2 év szakmai tapasztalattal rendelkezik rendezvényszervezési, koordinációs vagy projektadminisztrációs területen;
  • Főiskolai vagy egyetemi végzettség;
  • Magabiztosan kommunikál tárgyalási szinten angol nyelven szóban és írásban;
  • Jól szervezett, precíz és megbízható;
  • Egyszerre több feladatot és határidőt is képes kezelni;
  • Szívesen dolgozik nemzetközi környezetben;
  • Kezdeményező, proaktív szemléletű, ugyanakkor csapatjátékos;
  • Kulturáltan és professzionálisan kommunikál partnerekkel és vendégekkel.
 
Amit kínálnak:
  • Stabil, hosszú távú munkalehetőség egy folyamatosan fejlődő nemzetközi akadémiai szervezetnél;
  • Változatos és felelősségteljes munkakör;
  • Nemzetközi szakmai kapcsolatrendszer és inspiráló tudományos környezet;
  • Cafeteria;
  • Ingyenes nyelvtanulási lehetőség;
  • Kiemelkedő szakmai rendezvényeken és konferenciákon való részvétel;
  • Modern munkakörnyezet Budapest egyik legszebb részén, a Városmajor közelében.
 
Munkaidő: 
A munkaidő beosztása a rendezvényekhez és az aktuális feladatokhoz igazodhat, de a munkaidőkeret átlagában a napi 8 órás / heti 40 órás munkavégzésnek kell teljesülnie.
 
Munkavégzés helye: 12.kerület Budapest
A munkakör alapvetően irodai jelenléthez kötött, ugyanakkor a rendezvények jellegétől függően időszakos utazásra és esetenként esti vagy hétvégi munkavégzésre is számítani kell.
 
Gyakori kérdések:
  • Évente hozzávetőlegesen 60–70 rendezvény megszervezésében vesz részt a csapat, amelyek mérete a kisebb szakmai eseményektől egészen a 200–300 fős nemzetközi konferenciákig terjedhet.
  • A rendezvények mintegy 70%-a Budapesten kerül megrendezésre, ugyanakkor a fennmaradó események Magyarország más városaiban, illetve Európa különböző országaiban valósulnak meg. Ennek megfelelően a munkakör rendszeres utazással járhat, ezért fontos, hogy a leendő kolléga nyitott legyen az utazásra és komfortosan mozogjon a repülővel történő közlekedés során is.
  • A nyári időszak jellemzően csendesebb, ilyenkor több a pihenő és kevesebb az aktivitás. Szeptembertől egészen tavasz végéig azonban intenzív, aktív időszak következik.
 
 
JELENTKEZÉS
Ha szívesen dolgoznál egy olyan szervezetnél, ahol a nemzetközi tudományos élet meghatározó szereplőivel kerülhetsz kapcsolatba, és fontos számodra a magas szakmai színvonal, a szervezettség és a folyamatos fejlődés, várjuk jelentkezésedet.